Để hoàn thành một đơn đặt hàng theo yêu cầu vốn không phải là dễ dàng, cho dù là đối với bất kì doanh nghiệp nào. Mẫu mã, kích thước, chất liệu sản phẩm có thể không quá phù hợp với điều kiện sử dụng khi mà khách hàng không hiểu quá rõ về sản phẩm. Cần phải có sự giao lưu, tương tác giữa 2 bên để cho ra một quyết định đúng đắn và hợp lý. Thanh Xuân Glass đã đưa ra một quy trình xử lý đơn hàng từ khách đặt theo yêu cầu gồm 6 bước sẽ giúp khách hàng có một cái nhìn tổng quan về sản phẩm thông qua việc tư vấn, hướng dẫn, giám sát cho đến khi sản phẩm được hoàn thiện một cách tốt nhất..

 

Bước 1: Nhận thông tin và yêu cầu chi tiết từ khách hàng và tư vấn. 

Để có thể hoàn thành một sản phẩm, người thợ thủ công cần phải biết mình đang làm gì? thiết kế như thế nào? Chính vì thế, cần phải nhận thông tin và yêu cầu chi tiết từ khách hàng về:

Sau đó, tiến hành tìm hiểu và tư vấn kỹ càng cho khách hàng về sản phẩm. Rất nhiều khách hàng, thật ra không quá hiểu về sản phẩm, như bát đựng hoa này thiết kế dáng dài thì để làm gì, dáng bầu thì đặt trong không gian nào thì đẹp và hợp? Họ chỉ đơn giản là thấy thích dáng của mẫu bình này, cùng với đó sáng tạo thêm một vài chi tiết họ thấy ưng ý để sản phẩm trở nên độc đáo hơn.

Với tư cách là người tạo nên sản phẩm, hiểu được ưu, nhược của từng mẫu bình/bát cắm hoa, hay mẫu cóng đựng cá, chúng ta cần phải tìm hiểu kỹ càng hơn: về địa điểm nơi họ định đặt sản phẩm, phong cách họ đang dùng hay họ có dự định sẽ trang trí sản phẩm này thế nào. Qua đó đánh giá, phân tích: liệu họ chọn mẫu bình dài có hợp với phòng bếp sang trọng, hay thiết kế với kích thước bao nhiêu là phù hợp. Chúng ta cần phải hiểu rõ ý đồ của khách hàng để qua đó có thể giúp họ hình dung kĩ càng và đúng nhất về sản phẩm mà họ định đặt hàng. Nói một cách khác, chúng ta chính là những tư vấn viên gián tiếp tạo nên phong cách, định hình nên những sản phẩm của họ.

Đây là bước quan trọng nhất trong cả quy trình, bởi nếu ngay từ đầu chúng ta đã không hiểu và định hướng rõ ràng cho khách hàng, thì rất có thể sản phẩm làm ra dù đúng ý họ nhưng sẽ không phù hợp phong cách, điều kiện nơi họ sống. 

Liệu dáng bình này có phù hợp với phong cách thiết kế căn nhà hay không? Chúng ta cần tìm hiểu và định hướng rõ ràng cho khách hàng.

Bước 2: Đề xuất báo giá.

Dựa trên thông tin chi tiết về đơn hàng đã được thống nhất bao gồm mẫu mã (bản vẽ hoặc hình ảnh đính kèm), kích thước, tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu, thời gian hoàn thành đơn hàng, cách thức đóng gói sản phẩm, phương thức và vận chuyển.

Nếu khách hàng thắc mắc về giá thành, chúng ta có thể tư vấn kỹ càng hơn: ví dụ như cát được sử dụng là cát cao cấp, quy trình sản xuất gồm những bước này, người thợ thủ công cần phải làm những công việc này...để họ hiểu, tạo ra một sản phẩm vốn không hề dễ dàng.

Để tạo nên một sản phẩm thủ công, vốn không phải là điều dễ dàng, nhất là trong ngành nghề chế tạo thủy tinh-luôn phải làm việc trong môi trường nhiệt độ cao vô cùng nguy hiểm. Cái giá mà họ bỏ ra không thể được tính bằng tiền bạc.

Bước 3: Đặt cọc và ký hợp đồng.

Thanh Xuân Glass tiến hành soạn thảo hợp đồng song phương sau khi khách hàng tin tưởng và lựa chọn sản phẩm bên phía chúng tôi đưa ra. Khách hàng xác nhận đồng ý với mẫu thiết kế, chất liệu, bảng giá cũng như thời gian dự kiến hoàn thành sản phẩm. Sau khi tiến hành đặt cọc và ký hợp đồng, nhân viên bên chúng tôi sẽ lên đơn và chuyển về bộ phận sản xuất thực hiện chế tác.

Bộ phận sản xuất sẽ tiếp nhận và tiến hành lên khuôn sản phẩm.

Bước 4: Làm khuôn thử và sản xuất lô mẫu.

Mẻ đầu tiên, Thanh Xuân sẽ tiến hành sản xuất từ 10-15 mẫu, gửi cho khách hàng kiểm tra và xác nhận sản phẩm. Nếu đạt yêu cầu, các mẫu này sẽ là mẫu đối kiểm cho toàn bộ đơn hàng giao tới khách. Nếu chưa đạt, Thanh Xuân sẽ tiếp tục chỉnh sửa và sản xuất tiếp lô mẫu tiếp theo 

Khách hàng chú ý, nếu chưa ưng ở chỗ nào cần trình bày rõ ràng để bên chúng tôi hiểu và chỉnh sửa một cách nhanh chóng sản phẩm sao cho phù hợp nhất với nhu cầu khách hàng. Chúng tôi sẵn sàng thiết kế và sản xuất theo mẫu duyệt cuối cùng của khách hàng.

Bước 5: Làm khuôn chuyên dụng và chính thức sản xuất đơn hàng.

Thời gian hoàn thiện đơn hàng được tính toán dựa trên số lượng sản phẩm của đơn hàng, kế hoạch sản xuất và công suất của nhà máy. Nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra khiến cho thời gian hoàn thiện đơn hàng bị lùi lại, chúng tôi sẽ tiến hành trao đổi trực tiếp với khách hàng, hứa sẽ khắc phục sớm nhất những vấn đề trên, để sản phẩm có thể đến tay khách hàng sớm nhất.

Bước 6: Giao hàng và nhận phần thanh toán còn lại. 

Sau khi đơn hàng được sản xuất xong, chúng tôi sẽ tiến hành giao hàng theo địa chỉ được ghi trong hợp đồng. Mỗi một kiện hàng được chuyển đi, chúng tôi đều làm giấy tờ hóa đơn chứng từ rõ ràng, đặc biệt với mặt hàng thủy tinh khá dễ vỡ, chúng tôi đóng bọc cẩn thận và đảm bảo mỗi thùng hàng đều được ghi chú rõ ràng. Khách hàng dễ dàng kiểm tra hàng hóa trước khi ký nhận hàng và thanh toán phần còn lại số tiền. Bộ phận kế toán tiến hành cung cấp hóa đơn đỏ, hóa đơn VAT theo nhu cầu của khách hàng sau khi đơn hàng được kết công nợ hoàn chỉnh.

Các sản phẩm thủy tinh được đóng bọc kĩ càng và vô cùng cẩn thận.

Quy trình gồm 6 bước trên sẽ giúp Thanh Xuân Glass hoàn thiện đơn đặt hàng một cách chính xác nhất theo đúng yêu cầu khách hàng qua việc tìm hiểu cũng như phân tích nhu cầu khách hàng. Giao dịch được thực hiện dựa trên sự đồng thuận giữa 2 bên, có hợp đồng đi kèm ghi chép các điều khoản rõ ràng. Các sản phẩm được gửi tới khách hàng để có thể xem xét, duyệt và chỉnh sửa sao cho phù hợp và đúng ý nhất. Cuối cùng, quy trình đóng bọc nghiêm ngặt (với hàng dễ vỡ) được chúng tôi thực hiện chặt chẽ để tránh hư hại sản phẩm. Chúng tôi đưa ra quy trình trên dựa trên rất nhiều yếu tố nhưng luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu.